Tjänstedesign med våra grundskolors behov i fokus

Med hjälp av tjänstedesign kan vi se till att det är våra användares behov som är i fokus när vi utvecklar nya tjänster. Utan deras viktiga input i processen är bara halva jobbet gjort och vi riskerar både användarvänlighet och användbarhet. Detta är några viktiga insikter från en grundutbildning i tjänstedesign.

Under senhösten 2022 deltog jag och mina två kollegor Tanja Gorgi och Dennis Tran i en grundutbildning i tjänstedesign i Malmö stads regi. Utbildningen utgick från Innovationsguidens metodstöd. Vårt uppdrag under utbildningen handlade om att undersöka medborgares behov vid låneprocessen på Malmö stadsbibliotek. Vi observerade och dokumenterade deras användarresa för att slutligen arbeta fram en prototyp, som skulle förbättra deras upplevelser.

Som en avslutande del av utbildningen ingick ett praktiskt arbete, där vi skulle ringa in en utmaning i vårt eget arbete. Denna utmaning skulle vi sedan undersöka och fokusera på för att slutligen ta fram och testa idéer samt förverkliga i en lösning. Den slutliga lösningen skulle tas fram och utgå ifrån våra användares behov, som i vårt fall handlade om skolledningar, IT- och IKT-ansvariga samt personal med ett uppdrag inom digitalisering. Vi valde att strikt följa SKR och Innovationsguidens sex steg ringa in, undersöka, fokusera, ta fram idéer, testa idéer och förverkliga.

Ringa in

Vi listade upp några olika utmaningar, som vi har upptäckt att vi har i vårt arbete med att stödja våra skolor i deras digitaliseringsprocess, och valde den som handlar om att få våra skolor mer självständiga i att tolka, analysera och arbeta vidare utifrån sin årliga självskattning av digital mognad. Rent konkret så utgick vår utmaning ifrån att vi har byggt upp ett modulstöd på vårt intranät Komin, som det är svårt att hitta till och som vi har tagit fram utan att ta reda på våra användares faktiska behov. Vi hade helt enkelt bara gjort halva jobbet och glömt bort det allra viktigaste, nämligen våra användare ute på skolorna.

En del av utmaningen handlade därför om att få användarna att hitta till det modulstödet på vårt intranät, men främst ville vi få dem att uppleva att innehållet är tillräckligt användbart för dem.​ Och genom att hjälpa våra grundskolor att bli mer självständiga i att förstå sitt utvecklingsbehov inom digitalisering så gagnar det även våra elevers digitala kompetens i slutändan. För att komma igång i arbetet så formulerade vi utmaningsfrågan “Hur kan vi se till att modulstödet blir tillräckligt användbart för våra skolor så att de kan få hjälp att förstå vad deras självskattningsresultat innebär och därefter kunna se hur de behöver utveckla sin verksamhet vidare med hjälp av digitaliseringens möjligheter?​”.

Undersöka

I början 2023 genomförde vi därför ett antal användartester och observationsstudier utifrån den utmaning, som vi hade ringat in, för att testa det dåvarande modulstödets användarvänlighet och användbarhet.​ Vi träffade våra utvalda användare online i Teams och spelade in när de delade sin skärm och tänkte högt. Uppdraget som de fick var uppdelat i två delar. Det första gick ut på att de skulle hitta till modulstödet på vårt intranät Komin. Det andra vara att de skulle utgå ifrån en del av sitt självskattningsresultat och sedan hitta stöd i modulstödet för att arbeta vidare utifrån det.

Fokusera

Under användartesterna fick vi en hel del insikter. Vi fick till till exempel höra att det var svårt att söka på modulstödet på vårt intranät, att modulstödet inte var tillräckligt känt ute på skolorna och att det inte var tydligt till vilken målgrupp som det riktar sig till. Den viktigaste insikten var dock att våra användare upplevde att det befintliga modulstödet inte gav dem ett tillräckligt stöd i arbetet med att tolka, analysera och arbeta vidare med sin skolas självskattningsresultat. Vi valde att fokusera främst på den här insikten i det fortsatta arbetet.

Ta fram idéer

Efter användartesterna tog vi fram två olika prototyper. En interaktiv PowerPoint och en kommunikationswebbplats i Sharepoint. I den interaktiva powerpointen är tanken att användare ska kunna klicka på sitt självskattningsresultat för att därefter se vad som krävs för att nå nästa nivå. Den här prototypen kommer att utvecklas vidare parallellt med kommunikationswebbplatsen, som är en utveckling av ett tidigare modulstöd i Google Sites.

Testa idéer

Vi valde att först och främst gå vidare med den nya webbplatsen och genomförde nya användartester och observationsstudier med våra användare. Responsen blev mycket positiv. Våra användare upplevde nu att det var lättare att hitta till modulstödet i och med att webbplatsen både länkades från vårt intranät och lades som ett bokmärke i webbläsaren Chrome. Användarna tyckte också att det utvecklade innehållet på webbplatsen gav dem ett bättre stöd i att förstå vad deras självskattningsresultat står för. De gillade även upplägget med reflektionsfrågorna, tipsen för hur de kan arbeta vidare på sina skolor och vi fick även till oss nya förslag på hur webbplatsen kunde utvecklas vidare.

Förverkliga

Slutligen strukturerade vi om innehållet på Komin-sidan Stöd i grundskolans digitaliseringsprocess och länkade till den nya webbplatsen GRF Varje elevs bästa skola – digital certifiering 2022-2025, där innehållet utvecklas och fylls på kontinuerligt utifrån inkomna önskemål från våra användare ute på skolorna. Förutom att använda modulstödet så kan våra skolor också läsa om vårt ramverk, certifieringsprocessen, hitta olika sorters resurser, inspireras av våra digitalt certifierade skolor samt ta del av andra skolors goda exempel på verksamhetsutveckling med hjälp av digitaliseringens möjligheter.