Google Apps for Education till Malmö stads skolor

De första skolorna kör i gång redan under vt 2013. Två grundskolor och två gymnasieskolor förbereder just nu införandet av Google Apps. Så snart integration av elevkatalogen är förberedd kör pilotskolorna igång i skarp miljö. Övriga skolor följer efter från och med ht 2013.

Mer information till alla skolor om övergången till Google Apps kommer inom kort. Här berättar Joakim Norbäck om den komplicerade arbetsprocessen med att hitta en ny samarbetsplattform för Malmö skolor:

För snart två år sedan väcktes en fråga i en kommunövergripande styrgrupp för IT-satsningar i skolan, Skolkompassen, om hur man skulle kunna gå tillväga för att utveckla ett nytt arbetssätt i skolan utifrån de möjligheter som modernt IT-stöd skulle kunna ge.

Uppdraget lades på Centrum för pedagogisk inspiration, CPI, och en projektgrupp med personal därifrån tillsattes.

Pedagog Malmö

Inom CPI fanns sedan tidigare även en idé om en webbplats där goda och intressanta exempel på pedagogisk utveckling i Malmö skolor skulle presenteras lyftas fram för att inspirera andra pedagoger i och utanför Malmö skolor. Pedagoger som hade något att dela med sig av, men som inte hade tiden eller kunskapen att starta en egen blogg, skulle erbjudas en plats och ett stöd föra att nu ut ändå. Att med IT se till att den pedagogiska utveckling som sker, kommer fler till del och inspirerar till ännu mer utveckling.

Denna idé utvecklades under senhösten 2011, i en helt fantastisk resa från vision via strategi och teknik till etablering av en redaktion och lansering, till den webbplats där du nu sitter och läser den här artikeln. Pedagog Malmö.

Modernare kommunikations- och samarbetsplattform

Skolorna hade en tid uttryckt ett starkt behov av en modernare plattform för samarbete och kommunikation än det befintliga, FirstClass-baserade systemet. Återkommande ledord var enkelhet, tillgänglighet och flexibilitet. Man efterfrågade funktioner som e-post, kalender, skapa och dela dokument. Direkt i webbläsaren, utan installation av programvara. När som helst, var som helst, från olika typer av enheter. Det skulle det vara enkelt nog för de som precis har kommit igång med IT i undervisningen och samtidigt något att växa med för de som har kommit längre.

Tittade på olika system

Projektgruppen tittade närmare på en rad tillgängliga system. Ett flertal traditionella skolplattformar men även ett par plattformar som från början utvecklats med administrativ personal som målgrupp. En av de plattformar som gång efter gång fastnade som favorit hos de pedagoger vi pratade med var Google Apps. Ett par skolor hade redan på lokalt initiativ skaffat Google-domäner och deras erfarenheter av att arbeta i tjänsten var mycket goda.

Parallellt med sökandet efter en samarbetsplattform utvecklades en strategi för hur olika system inom skolan skulle kunna samexistera och samverka utan alltför kostsamt och betungande integrationsarbete. Utvecklingen av Malmö stads intranät drevs av visionen om ett ekosystem av öppna, webbaserade lösningar med gemensam inloggning och single sign-on (SSO). Detta anammades och översattes till skolans villkor.

Identitentshantering och tillgänglighet

En grundläggande skillnad mot intranätet var dock att skolornas lösning måste vara tillgänglig även utanför Malmö stads nät.

En av grundförutsättningarna för att realisera detta var att få på plats en identitetshantering med konton för elever och pedagoger, grupper baserade på skola, klass, kurs och undervisningsgrupp samt tillgängligt för inloggning utanför Malmö stads nät.

Alldeles oavsett vilket verktyg för samarbetsplattform som till slut skulle implementeras, behövde identitetshanteringen förbättras och kompletteras.

Det faktum att Malmö stad under sommaren och hösten 2011 bytte elevadminstrativt system spelade oss inte helt i händerna, men arbetet med identiteterna initierades hos IT-verksamheten.

Personuppgiftslagen, PUL

Den 29 oktober 2011 publicerade Datainspektionen tre rapporter. De hade granskat ett privat företag (Brevo AB) och två kommuner (Enköping och Salem) och dessas användning av molntjänsterna Microsoft Azure, Dropbox och – just det – Google Apps. Alla tre kritiserades, bitvis svidande, och klart stod att de flesta leverantörer av molnbaserade tjänster hade en gedigen hemläxa att göra med sina avtal. I synnerhet utifrån Personuppgiftslagen, PUL.

De jurister vi i projektet talade med, bekräftade Datainspektionens synpunkter och det stod klart att det var nödvändigt att få till antingen en omfattande förändring av standardavtalen eller egna, separata personuppgiftsbiträdesavtal direkt med Google.

Uppfattningarna om PUL och vad den innebär för möjligheten att använda molntjänster varierade stort och präglades av missförstånd, missuppfattningar och gråzoner. Tekniker, skolledare och jurister i intensiva, engagerade och stundom frustrerade diskussioner om vad som var och inte var tillåtet, varför och under vilka förutsättningar.

Själv gjorde jag efter en tid reflektionen att Personuppgiftslagen är som en riktigt god bok. Man upptäcker nya vinklingar och förstår ett nytt djup för varje gång man läser om den.

Kontaktvägar

Nu visade sig Google inte direkt ha sitt växelnummer riggat med tonval för att bli direktkopplad in till en kader jurister redo att förhandla separat personuppgiftsbiträdesavtal med Sveriges tredje största kommun.

Först efter ett idogt bearbetande av alla upptänkliga kontaktvägar fick vi lagom till julen 2011 kontakt med en av Googles jurister i Europa och lade fram vårt ärende. Hon förstod vårt behov av att kunna följa svensk lag, men hade ingen omedelbar lösning då de inte ännu hade satt sig in i den svenska lagstiftningen i detalj. Men om vi möjligen hade ett eget avtalsförslag så skulle de ta det under beaktande.

Våra jurister satte ihop ett avtalsförslag som skickades till Googles. Efter julhelgerna återkom hon dock med beskedet att Google, efter att ha analyserat Salemärendet, ett fall med Narviks kommun i Norge och Odense i Danmark, kommit till slutsatsen att liknande förutsättningar rådde inom hela EU varför en gemensam lösning borde vara möjlig. Man avsåg att återkomma med nya standardavtal som skulle tillfredsställa samtliga EU-länders lagkrav och därmed slippa förhandla separata avtal med varje kund.

Locket på

Vi var nog flera som under de följande månadernas kompakta tystnad, tvingades påminna oss själva om att det handlade om en tjänst som (åtminstone till skolor) tillhandahölls gratis.

Från Malmöhåll gjorde vi vad vi kunde. Vi författade ett brev som Stadsdirektören signerade och skickade till Googles Sverigekontor med bifogat avtalsförslag. Vi stötte på genom våra kontakter hos diverse Google-partners och naturligtvis direkt till de hos Google som vi tidigare varit i kontakt med i ärendet.

Tystnad

Emellanåt kom det någon vag indikation på att något var på gång. För att återigen följas av tystnad.

Tiden tillbringades med att ömsom stöta på internt för att få den nödvändiga uppgraderingen av identitetshanteringen på plats och ömsom hålla ett öga på utvecklingen av de alternativa system som naturligtvis förändras och utvecklas.

Först under hösten 2012 fick vi åter igång en dialog med avsikten att teckna ett separat avtal med Google. Vårt avtalsförslag från julen 2011 kunde dock inte godtas av Google och det motförslag de lämnade var enligt Malmö stadsjurist inte tillräckligt. Andra jurister vi talade med gjorde, föga förvånande, samma bedömning. Dialogen dog ut med ytterligare ett löfte om en snar, generisk lösning för hela EU-marknaden.

Office 365

Nu växte insikten hos styrgruppen och projektgruppen om att det inte var försvarligt att vänta längre. Om vi nu inte kunde använda Google var vi tvungna att gå vidare och på nytt leta efter andra alternativ. Under året hade Microsoft vidareutvecklat sin molntjänst Office 365. Genom kollegor i andra kommuner hörde vi om visningar av tjänsten som lovat gott.

Vår styrgrupp beslöt att Google Apps även fortsättningsvis skulle vara förstahandsvalet. Men om någon annan lösning fanns, som bedömdes som tillräckligt bra, skulle vi inte vänta längre utan implementera den.

Nu hände allt plötsligt i en rasande fart. Microsoft kom och visade Office 365. Projektgruppen fann det tillräckligt intressant för att gå vidare med ett test i vår referensgrupp. Miljön sattes upp, användare lades till och instruerades och sattes att arbeta i miljön för att utforska möjligheterna med att använda systemet i skolorna.

Testet av Office365 avslutades andra veckan i januari 2013. Referensgruppen sade, mycket förenklat, nej tack. Vi var tillbaka på ruta ett och styrgruppen beslutade om att vi skulle skissa på en plan C. Bygga eget. Ytterst motvilligt, men vad göra?

Googles nya användaravtal

Mitt i testandet av Office 365 publicerade Google, den 12 december 2012, nya användaravtal. Dessa såg för lekmannen väsentligt mycket bättre ut än tidigare. De skickades till Stadsjuristen för bedömning och kom tillbaka med en not om ”avsevärt steg framåt” men likafullt med en handfull invändningar. Eller så kallar man dem kommentarer, eller frågor, eller efterlysning av förtydliganden. Hur som helst inget rungande OK.

Det bullrades på bloggar, petades på twittrande ministrar och rycktes i gamla mejltrådar med Google. Det här dög inte. Så nära men ändå…

Twitter svämmade över av frågor och åsikter om vad som borde göras och av vem. IT-minister Anna-Karin Hatt svarade att lagen bedömts lagom avvägd och tilltro ställdes till att marknadens aktörer kunde lösa detta.

Och så ett mejl från Google. Deras Nordenchef hade fångat upp en av mejltrådarna och skrev helt kort att han noterat i bloggar och sociala media att vi önskat en lösning och skulle vilja träffa oss för att förklara vad Google har gjort för att tillmötesgå lagkraven inom EU.

Målet inom räckhåll

Ett videomöte sattes upp med två imponerande titlar från Google i ena änden och projektgruppen hos Malmö stad i den andra. Google redogjorde för hur de under det gångna året arbetat intensivt med EUs jurister för att förstå dataskyddsdirektivet och hitta ett sätt att anpassa sina standardavtal därtill. Man ansåg sig ha lyckats.

För punkt efter punkt i de invändningar som våra jurister hade, kom det glasklara svar. Utan tvekan, utan darr på manschetten och utan några som helst tecken på att svikta i sin övertygelse om att detta skulle gå att lösa.

Efter någon halvtimme rundades mötet av och vi lämnade kontoret med en välgrundad känsla av att nu fanns målet inom räckhåll.

Stadsjuristen uppdaterades och erbjöd sig att investera veckans övertid i att skriva om sina kommentarer på engelska och själv delta i ytterligare ett möte med Google.

Inga invändningar

På eftermiddagen den 23 januari 2013, satt så Googles nordenchef och tittade ut genom en datorskärm på stadsjuristens kontor. En knapp timme senare hade stadsjuristen ”inga fler frågor” och mötet avslutades. Stadsjuristen sade sig inte ha några invändningar till att Malmö skolor använder Google Apps.

Jag har flera gånger fått frågan om hur man ska gå tillväga för att få sin tjänst ”PUL-godkänd”. Många har bett att få utlåtandet från stadsjuristen. Som ett slags facit som säger att ”Google är godkänt”. Tyvärr är det inte så enkelt. Det kan förvisso tjäna som ett underlag till hur man kan resonera och vilka överväganden man bör göra. Men det finns inga genvägar och ingen patentlösning.

Men ungefär så här:

Jag är inte själv jurist och har under resans gång fått känna många polletter trilla ner. Bland andra den när Google inledde vårt första möte med att förklara att de håller låg profil i frågan eftersom den inte är helt svart eller vit. Det är inte så Personuppgiftslagen fungerar.

Malmös stadsjurist sade vid ett tillfälle att först när hon kan försvara den föreslagna behandlingen av personuppgifterna inför föräldrar till barn i Malmö skolor och Datainspektionen, kommer hon att godkänna användandet av Google Apps. En viktig pollett till.

Jurister, tekniker och skolfolk på samma våglängd

Ta er jurist med på resan i att förstå hur tjänsten fungerar, hur den levereras och hur avtalen hänger samman. När jurister, tekniker och skolfolk väl är på samma våglängd går det sedan att göra övervägandet om avtalen i fråga är tillräckliga för att kommunen ska kunna använda tjänsten i enlighet med PUL.

Detta förhållningssätt gäller egentligen oavsett vilken tjänst det är frågan om.

Så enkelt, och så svårt, är det.

Mycket nära

Malmö stad är nu mycket nära att äntligen kunna erbjuda sina skolor att använda Google Apps. Men har eftersom vi har 35 000 elever och i runda slängar 7 000 pedagoger, lägger vi ogärna upp kontona för hand. Projektet har tagit fram ett par alternativa varianter på teknisk lösning i samarbete med IT-verksamheten. Valet av lösning och själva implementeringen återstår och tidsuppskattningarna för implementeringen varierar från 2-3 veckor till halvannan månad beroende på vilken lösning som väljs.

Det finns också en plan för hur skolorna rent praktiskt ska komma igång med Google Apps. Förutsättningarna varierar stort inom Malmös skolor. En del pedagoger har redan bekantat sig väl med tjänsten och andra har aldrig ens sett den.

Jag går inte in på detaljerna i den planen här, utan konstaterar bara att vi nu på ett mycket tydligt och konkret sätt har nått i mål, men samtidigt bara börjat.

/Joakim Norbäck, konsult

Bilaga: Bedömning personuppgiftbiträdesavtal mellan Google och Malmö stad. Juridiska avdelningen, Stadskontoret, Malmö stad.

Foto: Charlotte Christoffersen
Illustration: Fredrik Selarp