Med koll på kronor och ören

En kvalificerad gissning. Så beskriver Maria Jarlsdotter utmaningen i att sätta budgeten på en kommunal gymnasieskola. Det finns en rad svårbedömda faktorer. Själv är hon rutinerad på området då hon har hanterat budget sedan 1998.
– Det som är speciellt för skolan är att man har två helt olika år att ta hänsyn till, ett läsår och ett budgetår, säger Maria Jarlsdotter.

Antal elever påverkar

Intäkterna kommer huvudsakligen från elevpengen och när budgeten sätts efter årsskiftet är det svårt att förutse elevantalet till hösten. Elever på olika program ger också olika mycket i elevpeng.
– Eleverna söker inte till gymnasiet förrän 15 februari, och sedan har de möjlighet att söka om. Man gör en organisation som man tror, eller önskar, att den ska se ut på hösten och sedan får man ekonomisk tilldelning utifrån den. Men den kan slå fel. Om man får färre elever som söker än man hade tänkt sig så blir ju budgeten något helt annat. Då görs det en ny avräkning i mars, utifrån de nya premisserna och då kan man bli av med någon miljon. Sedan är det problematiskt att man blir straffad om man tappar elever. Om man i oktober har haft elever som har hoppat av kan det plötsligt ryka en miljon ur budgeten.

Även personalkostnaderna kan under året bli högre än beräknat.
– Det kan vara svårt att rekrytera lärare och då får man kanske lägga på lite pengar för att vara en attraktiv arbetsgivare.
En skola kan också dras med betungande kostnader från föregående år.
– Om man har anställt och varit vidlyftig i tjänstefördelningen så går det inte att spara in det. Man har redan bundit upp sig. Man kan tappa sjutton elever på skolan. Då är det ett tapp på ganska mycket pengar men man kan inte avskeda personal för det, det kan vara att man i stället för 32 är 30 i klasserna. Det är ju inte så att det är 17 elever i en klass som hoppar av.

Går inte att spara från ett år till ett annat

Men budgetarbetet är inte en ren gissning, utan en kvalificerad sådan, understryker Maria Jarlsdotter. Det finns trots allt siffror att luta sig mot.
– Jag har en ekonomisekreterare som förser mig med uppföljningar hela tiden. Jag kan se vilka kostnader som varit underbudgeterade, överbudgeterade och helt rätt budgeterade förra året.
Om en kommunal skola går med plus går pengarna tillbaka till Malmö stad. Det går alltså inte att, som i ett företag, spara från ett år till ett annat.
– Där kan jag vara avundsjuk på friskolorna. De kan tänka mer långsiktigt. Här blir det ett år i taget.

Delegerat ansvar

Maria Jarlsdotter tror mycket på att delegera ut ansvaret för budgeten till andra medarbetare.
– Jag gör en ungefärlig budget utifrån verksamhetsbidraget. Sedan får till exempel de ämnesansvariga titta på vad de fick förra året. Det kan ju vara så att något läromedel har tagit slut eller behöver förnyas. Då får de komma in med äskande. Sedan ansvarar de för att hålla sin egen budget. Även de biträdande rektorerna disponerar över en summa att använda till olika aktiviteter för eleverna eller till exempel till kompetensutveckling för sina lärare. Sektionschefen som ansvarar för vaktmästeri/teknik/städ hanterar en betydligt större summa pengar som skall täcka diverse leasingkostnader, inköp och reparationer. Detta innebär att jag i princip delegerar ut ansvaret för budgeten till medarbetarna. Det är min övertygelse att det är lättare att planera och ta ansvar när man vet exakt hur mycket man har att röra sig med.

Långsiktigt arbete

För Maria Jarlsdotter pågår budgetarbetet året runt.
– Bugetarbete är inget man gör i början av året och sedan ser hur det har gått med i december. Budgeten är en stående punkt på vår ledningsgrupp, säger hon.
Text: Jonas Andersson
Foto: Pelle Jernryd och Colourbox
Artikeln är publicerad i årets första nummer av Edico.