Att vända frånvaro till närvaro
Att vara chef i orostider
Just nu är det skakigt och oroligt överallt och alla arbetsplatser påverkas. Coronaviruset utmanar hela Sverige och alla delar i vårt samhälle.
Sjukvården är pressat till det yttersta, infrastrukturen ”svajjar” och besöksnäringarna står nästan helt stilla. I grundskoleförvaltningen har vi över 30 000 elever och cirka 6000 anställda som behöver vägledning och stöd. En nyckelgrupp är förvaltningens 300 chefer som leder all verksamhet. Chefsrollen har stora utmaningar och chefen måste stå stadigt när allting gungar. Vad kan man då tänka på som chef i orostider?
INFORMATION
Det absolut viktigaste för en chef är att informera. Informera om läget, informera om beslut, informera om allt. Till och med informera om att man inte har något att informera om. Idag finns det många kanaler att informera på. Använd så många informationskanaler som möjligt. Det är viktigt är att skapa rutiner för hur man informerar. Exempelvis kan man informera på samma klockslag, använda samma informationskanaler en anslagstavla, ett möte, en sida på teams m.m. och att informationen är uppbyggd på ett likartat sätt (en dagordning). Exempel:
- Inledning o lägesanalys i stort Sverige, världen…
- Information från förvaltningen,
- Skolans arbete
- Upprepa viktig information, dokument, uppmaningar, beslut
- Frågor
- Nästa tid för information
Informera är något chefen ska göra. Chefen berättar, chefen lyssnar och chefen ska svara på frågor. Det är ett viktigt symbolvärde att det är just chefen som informerar.
RISKBEDÖMNING OCH KRISSTRUKTUR
Chefen ska tillsammans med utvalda (krisledningsgrupp och andra dylika) göra en riskbedömning och ta fram en handlingsplan (krisplan) och sen följa den. Om detta inte finns på arbetsplatsen ska chefen bygga upp en struktur för hur man ska hantera situationen. Har man en befintlig krisplan behöver den anpassas och uppdateras efter rådande omständigheter. Viktigt är att alla medarbetare får veta att det finns strukturer att arbeta utifrån och hur planen fungerar. Uppbyggda strukturer som verksamheten arbetar utifrån minskar spekulationer, osäkerhet och oro.
LEDARBETEENDE
Chefen måste tänka på sitt ledarskap och på sitt ledarbeteende. Exempel på ledarbeteende som är viktiga i dessa tider är att:
– agera på det sätt som man förväntar sig av andra
– lyssna aktivt
– vara vänlig och omtänksam
– ta tag i problem som uppstår
– tydliggöra vilka beteende som inte är accepterade
– hantera konflikter mellan medarbetare
– kommunicera en positiv och hoppfull bild av framtiden
ATT BYGGA ETT BRA ARBETSKLIMAT
Chefens ledarbeteende hjälper till att förstärka en arbetsmiljö präglad av öppenhet, respekt, förtroende och solidaritet. Detta hjälper i sin tur medarbetarna att hålla fokus på sina uppgifter så att verksamheten fortsätter fungera och att man kan bättre hantera osäkerheten som finns.
En utmaning alla chefer kommer att kämpa med är att härbärgera sin egen och andras oro. Att hjälpa andra och stå trygg i detta är av stor betydelse. Att hjälpa medarbetare att hantera sin oro kan bli den viktigaste uppgiften en chef har. Lyssna, sammanfatta, parafrasera, bygg på den andras funderingar och resonemang samt spegla känslor är några tips. Det gäller att motstå att inte tillhanda svar på uttalade- och outtalade frågor som man inte vet svaret på. Det är bättre att svara jag vet inte men så fort jag får reda på något eller vi ska ta reda på det. Utmaningen ligger i att både vara lyhörd och empatisk och att fatta beslut som är svåra.
Jag vill avsluta med några ord från Bris som gäller för kontakter med barn men lika bra kan användas till medarbetarna:
Det viktigaste du kan göra som vuxen är att trygga, lugna och stärka barnets känsla kontroll. För att göra det måste du ta reda på vad just ditt barn vet och behöver. Vi har tagit fram några tips på hur du kan prata med ditt barn. Tänk på följande fem punkter:
- Var lyhörd och observant
- Lugna och trygga
- Informera och avlasta
- Inge hopp
- Behåll vardagliga rutiner
Ta hand om varandra
Anders Lindmark, samordnare, utvecklingsavdelningen/PDM
Behöver man mer stöd i sitt ledarskap finns organisationspsykologerna till hjälp. Ring oss så tar vi det från det. Anders Lindmark 0729–848730, Elisabet Graci 0733-405890, Sara Unogwu 0708-365371, Caroline Söderholm 0729-837525 och Ulf Kindberg 0760-324446
Länk till Malmö stads corona information
