Vikten av en ”väloljad” organisation

Varför är det då så viktigt med en god och förutsägbar organisation? Det är min fasta övertygelse att om lärare slipper fundera över vem som har ansvar för vad, vem de skall vända sig till, var de hittar rätt uppgifter eller vem som tar beslut om vad, så ger det bättre förutsättningar för dem att kunna koncentrera sig på undervisningen.

Det innebär förstås att rollfördelningen är viktig, liksom framförhållningen. Man skall t ex aldrig  behöva tveka om när olika aktiviteter inträffar och vem som ansvarar för vad. Det kalendarium som skall gälla för nästa läsår skall påbörjas så fort det gamla utvärderats, strax efter årsskiftet. Så mycket som möjligt skall finnas där redan från början. Är det något en skolorganisation är känslig för är när det stoppas in saker i efterhand i kalendariet. Som rektor blir man översköljd av allehanda förslag från företag, organisationer och myndigheter om att få tillgång till våra lärare och elever. För att inte tala om alla enkäter vi förväntas besvara. Numera säger jag nej till i princip allt. Våra lärare arbetar mycket med externa kontakter, både via universitet och högskolor och olika organisationer. Poängen är att de gör det som en del av undervisningen, väl planerad, genomförd och efterarbetad i en innehållslig kontext. Det är sällan någon lär sig något bestående av att oreflekterat sitta i en aula och lyssna (gäller inte bara elever).

Vi pratar ofta om att “kvalitet uppstår i mötet mellan elev och lärare”. Nja, säger jag, inte per automatik. För att det skall inträffa krävs både att mötet är väl förberett och att det finns möjlighet att reflektera efteråt. Och för det krävs tid. Det är lätt att som skolledare drabbas av panik när man hör de ständiga kraven på mer tid, det är så himla mycket som “måste” in. Då gäller det att nagelfara organisationen och se om det går att skala bort för att arbeta smartare. Genom åren har vi därför dragit ner ordentligt på antal möten, kanske väl mycket ibland, en del möten måste vi ha, som t ex APT, känns som om jag provat många olika varianter men aldrig något som varit bra. Vi har ett minimalt antal APT, inte för att inte inflytandefrågor är viktiga utan för att det finns bättre vägar att säkerställa dem.

När det handlar om organisation hjälper den digitala tekniken verkligen till, vi har ett index som gör att det är väldigt enkelt att hitta vad man behöver, alltifrån arbetsmiljö, blanketter, arbetsuppgifter för ämnesansvarig eller kompetensutvecklingsplan. Bakom indexet finns naturligtvis tillhörande dokument, sites, policys, planer och årshjul. Man kan säga att det är våra “pärmar”, transformerade till länkar med mycket info.

Det finns ca 125 sökbara rubriker i vårt index, vi har varit väldigt ambitiösa och har verkligen försökt täcka in allt, oavsett vilken funktion du har på skolan. Någon tycker nog att det är lite väl ambitiöst. Högt och lågt. Någon skrev på twitter: ”Den dagen dokumenten har någon betydelse i vår vardag kommer de att användas”. I så fall kan vi nog rensa ytterligare. Vi använder oss också flitigt av kalenderfunktionen, både för att lägga in förbokade möten och för att boka nya. I kalendern lägger vi också in dagordningen vilket minimerat antalet mejl och man behöver aldrig leta efter dokument. En mycket bra uppfinning!

Den viktiga tjänsteplaneringen

Det finns ingenting vi lägger så stor vikt vid som tjänstefördelningen, den skall på alla sätt som det är möjligt stödja lärarnas arbete med eleverna. Det här är aktiviteter som absolut inte får vara hemliga, tvärtom, de principer för hur vi tänker när vi planerar tjänster måste vara både kända och fackligt förankrade.

Så här ser en del av vår överenskommelse ut:

“Skolans uppdrag att ge eleverna möjlighet att uppnå de riksgiltiga målen är formulerade i de nationella styrdokumenten. Elevernas behov ska styra så att tillgängliga resurser används effektivt. I det arbetet är den avgjort viktigaste tillgången lärarkompetensen d v s lärares djupa ämnesteoretiska och ämnesdidaktiska kunskaper. Att kvantitativt och kvalitativt möjliggöra utvecklande undervisning är centralt för för att eleverna skall lära sig. Det handlar inte bara om tiden då man möts utan också om förberedelser och efterarbete så att mötet blir så bra som möjligt.

Skolan skall också arbeta för en god arbetsmiljö, medarbetarna skall uppleva att de har en tjänst som ger dem möjligheter att utföra ett gott arbete.

Arbetsgivaren har ett särskilt ansvar för att uppdraget blir tydligt och väldefinierat.

Vår ambition har varit att skapa en flexibel organisation som på bästa sätt både stöttar intentionerna i våra styrdokument och uppmuntrar till arbetssätt, arbetsformer och didaktiska ställningstaganden, grundade genom erfarenhet och forskning. Lärare som vill pröva nya vägar måste få stöttning genom flexibla, organisatoriska lösningar.

Elevernas behov är utgångspunkt för tjänsteplaneringen och schemaläggningen. Tjänsteplaneringen bygger på en fördjupad dialog mellan arbetslag/ämneslag/lärare och närmaste skolledare. Genom ett nära ledarskap blir denna dialog ett naturligt planeringsredskap.

Det viktigaste när man bedömer tyngden av en tjänst är att titta på helheten. En individuell bedömning görs vilket kan betyda att vissa lärare har högre undervisningsmängd, andra mindre.
Dialogen mellan skolledare och lärare är oerhört viktig. Den enskilde läraren har tillsammans med sin skolledare ansvar för att arbetsuppgifterna planeras och ryms inom årsarbetstiden. En preliminär tjänstefördelning presenteras i april/maj. I september fastställs uppdraget för innevarande läsår.”

Vi anstränger oss för att tjänsterna skall bli så tydliga som det bara är möjligt, lite för detaljerade skulle någon kanske hävda. Å andra sidan, om en anledning till människors ohälsa är känslan av att uppdraget är oändligt och att man aldrig kan känna sig nöjd, då är det min plikt som arbetsgivare att motverka den känslan genom tydlighet och förutsägbarhet.
När tjänstefördelningen är “färdig” publicerar vi den så att alla kan ta del av den, förutom att allt arbete blir synligt är den också bra för ämnesansvarig och lagsamordnare eftersom den går att sortera i.

Vi har naturligtvis samverkade principer och en samverkad tidplan för arbetet. Tidplanen är viktig, en god planering lämnar lite utrymme för spekulation.

Schemaläggning

Schemaläggningen är ytterligare en viktig byggsten, den skall stötta både undervisningen och lärarnas arbetsmiljö.
Vi kan periodisera läsåret för de arbetslag som så önskar, det innebär att de kan flytta lektioner mellan perioder, t ex kan en svensklärare ha fler lektioner före det nationella provet och färre efter. Alla vill inte ha det så och det tar vi hänsyn till. Alla vill inte ha lika mycket inflytande över schemat men för de som vill påverka skall det finnas stora möjligheter.
Det är väl en viktig lärdom; alla skall få så bra förutsättningar som möjligt, finns ingen anledning att driva igenom saker “i rättvisans namn”.

Arbetstid

Lärarna skall lägga ut sin reglerade arbetstid på 35 timmar i snitt, vi servar dem genom att vi gör ett förslag i schemat som de flesta är nöjda med. Lärarna reglerar sedan sin arbetstid, det är de som själva vet bäst när de har det lite lugnare och när topparna finns.
För de lärare som har nationella prov frigör vi tid för sambedömning vilket är mycket uppskattat och bidrar till att vi åtminstone på vår skola blir överens om betygsättning.
I övrigt vill vi ha skolan bemannad när verksamheten är igång. Lärarna skall vara tillgängliga de 35 timmarna men det betyder inte att de måste befinna sig på arbetsplatsen. En förställning som finns, har jag märkt, är att det finns något som heter ”arbetsplatsförlagd tid”, det är bara hittepå, det går utmärkt att komma överens om annat med sin skolledare. Reglerad arbetstid heter det, inget annat.

Det är förstås möjligt att i en mindre organisation kan alla vara mer spontana och härliga men jag tror faktiskt inte det. Otydlighet ger bara upphov till stress och onödig tidsspill. Ordning och reda ger istället utrymme för såväl spontanitet och kreativitet som trygghet och trivsel.

Maria Jarlsdotter
rektor
Malmö latinskola

Läs mer av Maria angående skolans organisation i de här inläggen:

Arbetsmiljöarbete

Alla behövs

Skolkultur