Aktivt lyssnande ger syre i vakuumet

I en förändring handlar det om att skapa förståelse och trygghet genom att fånga upp frågor, lyssna på medarbetarna och att vara tillgänglig även när det inte finns något nytt att informera om.

En organisationsöversyn pågår. Vi befinner oss i ett utredningsskede. Men hur gör man som chef när det inte finns några beslut och nya fakta att kommunicera? Carina Funeskog på Ledarcentrum och Helene Persson på stadskontorets kommunikationsavdelning ger här sin syn på saken.

– Det kan vara en svår situation att hantera för dig som chef. Särskilt om dina medarbetare har många frågor och känner oro, samtidigt som du saknar svar. Oron är kanske inte heller något som dina medarbetare är tydliga med och pratar om när du är närvarande. Även om det inte finns något nytt att berätta om organisationsöversynen, är det viktigt att lyssna. Ställ frågor istället för att bara säga att det inte finns något nytt att informera om, säger Carina Funeskog.

Förmodligen har du redan berättat om syftet med organisationsöversynen och väntar nu på att få veta mer som du kan berätta för dina medarbetare. Under tiden funderar dina medarbetare, de pratar med varandra, de undrar och kommer kanske på egna idéer om hur det kommer att bli. Kanske funderar du själv också på framtiden. Det är inte alls konstigt att det blir så, men konsekvenserna av det behöver inte bli så allvarliga, om chefer är noga med att lyssna på sina medarbetare.

Vad är aktivt lyssnande?

– Människor lyssnar många gånger inte uppmärksamt. De kan vara distraherade, tänka på andra saker eller fundera på vad de ska säga härnäst. Aktivt lyssnande är att ställa frågor, lyssna, vara närvarande och att ha fullt fokus på den som pratar. Förmågan att lyssna aktivt förbättrar personliga relationer och främjar förståelse, säger Helene Persson.

Hur gör man då?

– Använd era inplanerade möten och ha organisationsförändringen som en stående punkt oavsett om det finns något nytt att säga eller inte. Använd en del av tiden till att lyssna av var medarbetarna befinner sig och passa på att prata om hur kommunikationen mellan dig och dina medarbetare fungerar, säger Carina Funeskog.

Varför är detta så viktigt?

– Den omedelbara vinsten är att du lär känna dina medarbetare och deras behov bättre. Det kan vara värdefullt i ert fortsatta förändringsarbete. Ibland kan det också vara värdefull information att sända vidare i organisationen som ett viktigt bidrag i det fortsatta förändringsarbetet, säger Helene Persson.

Vad är mer viktigt att tänka på i samband med en förändring?

– Det är viktigt att du som chef förstår att du ibland befinner dig på andra platser i förändringskurvan i förhållande till de medarbetare som du har att leda och stötta. Ibland kanske du som chef befinner dig lite före medarbetarna, ibland lite efter. Oavsett vilket, är det lätt att underskatta din egen roll som chef. För att förstå var medarbetarna befinner sig i förändringskurvan, behöver du ha tålamod, lyssna, vara lyhörd och tillgänglig för dina medarbetare under hela förändringsarbetet, avslutar Helene Persson.

Förändringsverktyget ger tips och råd om förändringskurvan och vad som är viktigt att tänka på kopplat till denna.

Text: Heléna Thorsson
Illustration: Colourbox