Prioritera smart

Upplever du ibland krav och förväntningar från alla håll, som känns svåra att leva upp till? Upplever du tiden som knapp och händer det att akuta händelser krockar med mer långsiktigt strategiskt arbete? I så fall kan du kanske börja prioritera som president Eisenhower.

Eisenhowers strategier för tidsplanering

Eisenhower metod går ut på att rangordna alla uppgifter enligt två principer; hur viktiga de är och hur brådskande de är. Först tar man itu med det som är brådskande och viktigt och prioriterar bland dessa uppgifter. Samtidigt sorterar man ut det som är mindre brådskande och mindre viktigt. Vilka uppgifter kan man rent av prioritera bort, därför att de saknar betydelse. Vilka av våra aktiviteter har betydelse för att skapa Varje elevs bästa skola, hur ska jag prioritera och vad blir mitt nästa steg i detta viktiga arbete. Att medvetet prioritera kan hjälpa oss att minska stressen och öka den egna produktiviteten.

Gör först

Uppgifterna i denna kvadrant är viktiga för dig och för verksamheten och behöver utföras idag, eller senast i morgon. Har du många sådana uppgifter framför dig, så kan det vara klokt att göra en dagsplanering, där uppgifterna tidsätts och prioriteras. Exempel på denna typ av uppgift, kan vara ett akut elevärende, där du måste ta vissa kontakter eller en viktig fråga som du fått av din chef, där du måste leverera ett svar under dagen.

Schemalägg

Dessa uppgifter är viktiga, men mindre brådskande. Detta är aktiviteter som du bör planera in i din kalender. Exempel på denna typ av uppgift kan vara planeringsarbete kring skolans åtagande eller pedagogiska besök i verksamheten.

Delegera

Uppgifterna i denna kvadrant är uppgifter eller aktiviteter som du kan delegera, eftersom de är mindre viktiga för dig än för andra, men det är fortfarande viktigt att de blir utförda. När du delegerar uppgifter till andra, bör du genom möten, mejl eller telefon, följa upp hur det går. Exempel på uppgifter att delegera kan vara när någon ber dig om en tjänst som är brådskande, men som de efter diskussion med dig kan utföra själva. Det kan också vara att blir kallad till ett möte, som du föreslår att någon annan, som är mer lämpad för uppgiften deltar i.

Låt bli att göra

Den fjärde och sista kvadranten hjälper dig att sortera ut och minska på aktiviteter, som du inte borde göra över huvud taget. För att kunna sortera bort dessa uppgifter, behöver du bli medveten om och utforska dåliga vanor, som ger dig en anledning att inte ta itu med dina viktiga uppgifter. Exempel på uppgifter som är onödiga och som slukar viktig tid kan vara att sitta och surfa på internet eller spela spel.

Prioritera mötestid

I organisationspsykologernas arbete med skolornas ledningsgrupper, kan vi se hur olika skolor hittar sina sätt att prioritera och effektivisera mötestid. På flera skolor har ledningsgruppen delat upp mötestiden i två eller tre delar; här-och-nu-frågor, utvecklingsfrågor och vem-gör vad-frågor. Det finns också skolor som har olika mötesdagar för olika frågor. På så sätt ger de utrymme för utvecklingsfrågorna, som annars tenderar att stryka på foten för det som mötesmedlemmarna är känslomässigt involverade i för stunden, att få större fokus.

Tänk på Eisenhowers kloka ord;

Det som är viktig är sällan brådskande och det som är brådskande är sällan viktigt!

Vår gemensamma riktning styr prioriteringar och beslut

Det är viktigt att fundera på hur prioriteringar och beslut påverkar eleverna, kulturen på skolan och den egna arbetssituationen på lång sikt. Vad innebär det att säga ja till något och vad innebär det att säga nej. Det kan finnas beslut som känns rätta i stunden, men som visar sig vara negativa för verksamheten på lång sikt. Skolan är en komplex verksamhet att leda och det är viktigt att som skolledning stanna upp och reflektera kring varför vi prioriterar och beslutar som vi gör.

Önskar ni som skolledning stöd i hur ni prioriterar, så kan ni göra en beställning till Organisationspsykologerna på PI här. För utom handledning individuellt eller i grupp, kan vi erbjuda en workshop, fram arbetad av Sara Unogwu, med titeln ”Från brandkårsutryckning till målinriktad tidsanvändning”.

Referenser:

S.R. Covey, De 7 goda vanorna, Franklin Covey Sweden AB genom Lava Förlag, 2015

”Från Brandkårsutryckning till målinriktad tidsanvänding”, Sara Unogwu, Workshop PML 2016