Digitala möten: nya vanor kräver nya rutiner

Möten kan ju bli nog så röriga under de bästa omständigheter och därför tänker jag att det är bra med lite punkter att tänka på när vi nu håller så många möten som möjligt över nätet.

Det är viktigt när man följer riktlinjer i ett möte att alla följer samma riktlinjer för att det ska tjäna något till. Därför är det bra att inför varje möte göra tydligt vad för regler som gäller för mötet. Ett första beslut är vad för slags möte det är man håller, hur formellt, hur professionellt och hur socialt det ska vara. När man väl är överens om vad för möte så är det bra att bestämma hur mötet hålls. Nedan följer några punkter att hålla koll på.

• Ha tydliga roller och se till att alla har något att göra i mötet. Utse någon som leder mötet, någon som håller koll på vem som är i tur att prata, vem som antecknar och kanske vem som håller koll på tiden
• Gå kort igenom agendan och mötesreglerna i början av mötet och sammanfatta och avrunda mötet när det är fem minuter kvar av mötestiden.
• Ha en tydlig plan för mötet och se till att tiderna hålls. Det är ett gemensamt ansvar, som i vanliga möten, att inte dra över tiden och att respektera när mötet börjar, när pauser börjar och slutar och när mötet slutar
• Kom förberedd till mötet och kom i god tid. Det är lätt att inte följa samma regler i digitala möten som i fysiska möten. Varför? Se till att vara uppkopplad och redo när mötet börjar och helst lite innan. Om du börjar gå till mötesrummet när mötet börjar kommer du komma för sent och detsamma gäller för digitala möten. Se också till att ha läst den information son skickas ut inför mötet innan möte
• Syssla inte med annat under mötet även om det är frestande eftersom du ändå sitter vid datorn. Stäng av aviseringar under mötet, svara inte på mail och organisera inte kalendern utan delta i mötet.
• Känn din teknik tillräckligt väl för att vara säker på att du kan höra, synas, bli hörd och se de andra. Och kolla tekniken innan mötet, inte under mötet. Det är också bra i större möten att stänga av din mikrofon om du inte pratar för stunden. Då är det också enklare att komma ihåg att sätta på den när du ska prata

Sen finns det många fler saker man kan tänka på inför, under och efter möten men jag hoppas att detta kan tjäna som en struktur för de som snabbt vill skapa sig lite mer ordning och tydlighet under ett videomöte. Och viktigast är, som alltid, att vara toleranta med varandra. Vi är alla extra stressade och lite extra oroliga numera. Då blir det lätt att göra misstag och tyvärr rätt lätt att ryta till åt folk som gör misstag. Men samtidigt är det extra skönt att upptäcka att folk är trevliga och hjälpsamma när man behöver det, exempelvis om tekniken strular och man bara blir mer nervös och stressad.