Hur håller man helst hybridmöten?

På sistone har det blivit vanligare med möten med både fysiska plats och digitala deltagare. Vi kallar dem hybridmöten. De här mötena blir lätt förvirrande för deltagare och när man själv håller i dem är det svårt att gissa sig till hur man ska göra. Här är lite tips på hur man kan göra för att få så effektiva och smärtfria hybridmöten som möjligt.

Tydliga regler

Som i alla andra former av möten blir det mycket smidigare om man har tydliga regler för mötet. Det är bra att innan mötet meddela deltagarna vilka regler som gäller så att de är beredda på vad som förväntas av dem.

Får man kommentera och ställa frågor när man vill eller är det vid särskilda tillfällen?

Räcker man upp handen eller liknande när man vill säga något eller hostar man försiktigt för att få uppmärksamhet och säger sen rakt ut vad man tänker?

Vem håller koll på vems tur det är att prata och fördelar ordet?

Var också tydlig med om digitala deltagare ska ha kamera och mikrofon av eller på. Det är regler som kan tyckas självklara men de flesta av oss har lite olika ”självklara regler”. Planera mötestiden noga och tydligt. Berätta för alla deltagarna vilka tider som gäller, när pauserna är och hur långa de är och gör ert bästa för att hålla tiderna. Meddela högt och tydligt när mötet börjar igen och tänk på att det är vanligt att digitala deltagare stänger av högtalaren när de tar rast från mötet så de kanske inte hör när man fortsätter efter pausen.

Ta hjälp

En moderator som hjälper möteshållaren att hålla koll på hur tekniken fungerar, vad som visas för vem och vad de deltagarna vill säga gör mötena lättare och är ofta skillnaden på framgång och.. tja.. något annat. Gör tydligt vad och hur moderatorn gör under mötet. Läser den upp det som skrivs i den digitala möteschatten ordagrant eller sammanfattas det mot slutet? Används samma talarkö för digitala och fysiska deltagare? Hur får man veta att ens uppräckta hand (fysisk eller digital) har blivit sedd och man är på listan över de som ska få säga något?

Du vill också ha någon som kan hålla koll på tekniken. Ibland fungerar det fint att låta moderatorn sköta det och ibland är det värt att ha någon på plats som bara har ansvar för det tekniska och kan hjälpa till med de problem som ofta uppstår för de digitala deltagarna. Många är fortfarande ovana och problem brukar uppstå. Ibland är det så enkelt som en avstängd högtalare och ibland är det långt svårare. Men det kommer antagligen uppstå problem. Var tydlig med om mötet pausas när det uppstår tekniska problem eller om man fortsätter och hoppas att det löser sig. Om man fortsätter är det viktigt att sen ge en kort sammanfattning när problemet löst sig så att ingen missar något viktigt.

Kom alltid ihåg att kontrollera tekniken innan mötet börjar. Om det inte är några problem så går det på nolltid och om det är problem så vill du veta det innan mötet börjar.

Håll koll på vilken koll deltagarna har

Om de digitala och fysiska deltagarna ska kunna kommunicera är det bra att kontrollera att de faktiskt kan höra varandra. Kan de digitala höra när någon längst från mikrofonen i det fysiska mötet säger något och kan de längst bort från högtalarna höra när de digitala pratar? Om de inte kan höra varandra får någon i det fysiska rummet upprepa, kanske sammanfattat, vad som sagts så att alla deltagare kan höra. Om det inte är möjligt för de olika deltagarna att kommunicera är det bättre att berätta det från första början så att alla vet om och kan förhålla sig till det.

Om du ska visa upp bilder och diagram, fråga dig om alla kan se det som visas. En punktlista som syns bra när man sitter precis framför en liten skärm kan inte läsas lika lätt på 6 meters håll även om det är en större skärm. När du pekar på något på den fysiska skärmen kommer inte de digitala deltagarna se vad du pekar på om inte kameran är riktad mot dig. I så fall är det enklast att berätta vad du pekar på så de kan hänga med.

Meddela i början av mötet hur eventuella gruppindelningar kommer ske, både för fysiska och digitala deltagare. Lär dig hur man delar upp de digitala deltagarna i olika grupper. Det finns många användbara möjligheter för gruppindelning i de olika programmen och de är inte så svåra att lära sig. Men räkna med att de är omöjliga att lära sig utan förberedelse under ett pågående möte

Det är inte svårare, bara annorlunda

Alla nya metoder för med sig lite nya utmaningar och detta är inte annorlunda. Det räcker att stanna upp och tänka efter en stund, acceptera att det är annorlunda och öva några gånger. Ganska snart är hybridmötena inte mer besvärliga än de digitala. Och om framtiden ska bli mer ekologisk utan långa resor för möten så kommer det här vara metoder som är användbara långt fram i tiden.