Papperslös dokumentation – ett lärarlagsperspektiv på digitaliseringen (del 3)

Detta är tredje bloggen om arbetslaget på språkintroduktionen på Agnesfrids gymnasium som digitaliserade allt arbete så fort de fått sina paddor.

Av Gästbloggare

Publicerad 10 december 2015

Den här gången handlar det om kommunikation med elever, transparent struktur på Driven och papperslös dokumentation.

Viber – understödjer relationsbyggandet med eleverna

Lärarlaget använder en app som heter Viber för att kommunicera med eleverna. Med den kan man messa, gruppchatta och ringa gratis till alla med Viberkonto. Om en elev messar och man har en konversation mellan lärare och elev, så är det bara att klippa och klistra om samtalet behöver dokumenteras. En logg över telesamtal genereras automatiskt och lärarna för löpande anteckningar.

– Jag använder mest Viber för att ta emot meddelanden från elever, säger Maria (Svenska/special pedagog). Jag initierar inte så ofta. Men jag kan skicka info till en hel grupp. Vi ser om eleven har läst det eller inte och de ser om vi har läst deras meddelanden. De är vana vid detta sätt att kommunicera, jag tycker vi gör helt rätt i att använda det.

– Jag skriver ett meddelande om salsändring och så får jag tillbaks ”Sågs av NN”. Det är ett bra verktyg för kommunikation med eleverna, säger Fredrik (SO/Idrott).

Jag frågar dem vilka vinsterna är?

– Min kontaktbarhet, möjligheten att kontakta mig. Den är jättebra nu. Alla mina mentorselever hänvisas till Viber. Då kan jag sitta och skriva och få meddelandet eller samtalet, säger Fredrik.

– Och det är gratis för eleverna att ringa. Vilket är värt att nämna, för många elever har inte pengar på sina mobiler, säger Maria.

– Så jag är mer kontaktbar nu, fortsätter Fredrik.

– …och det i sin tur stödjer relationer. Det är bra för våra relationer med eleverna. Det är viktigt, för allting bygger på goda relationer, betonar Maria.

– Min administration blir förenklad, jag klipper och klistrar om det behöver dokumenteras, fortsätter Fredrik. Jag svarar även på kvällar och det är kanske inte helt rätt, men det är så lätt. Där ska man kanske dra en gräns? Eleverna kanske förväntar sig att man svarar dygnet runt? Jag har jobbat så i år. Vi har diskuterat det, hur tillgänglig ska man vara?

– Det handlar om fingertoppskänsla, kanske för varje elev också, svarar Maria. Det finns inget bra svar på det. Med grupperna på Viber kommer man faktiskt också närmare sina elever. De tycker det är kul. Vi är också där dom är. De chattar på i sina Viber-grupper och det är språkutvecklande, säger Maria.

Om någon blir inspirerad av detta sätt att arbeta, så bör det nämnas att Hangouts inom Googlemiljön erbjuder liknande funktionalitet med chatt och videosamtal.

Gemensam struktur på Drive

Fredrik fortsätter med att visa den gemensamma struktur som lärarlaget har byggt på Google Drive:

– När vi kommer in i arbetslagets mapp så hittar vi klassmappar och arbetslagets flöde: minnesanteckningar, veckoanteckningar och andra dokument som delas med samordnare på skolan, rektorer osv. Det är som väggen på Facebook.

– I klassmappen så ligger elevernas individuella mappar. Allt är delat, så alla i lärarlaget kan se all dokumentation. Går vi in i en individuell mapp så finns tre mappar: Händelse logg, Kommunikation och Resultat. Jag har gjort en testmapp med dig som elev, säger Fredrik och visar nedanstående bild.

Dokumentation på Google Drive: elevens individuella mapp

– I mappen Händelselogg så ligger bara en enda fil som vi gemensamt fyller på efterhand. Den innehåller löpande text. Juridiskt går det under lärares anteckningar, det är processmaterial kring lärandet och följer inte med eleven och blir inte arkiverat.

Juridik

Lärarlaget berättar att de varit på kurs i skoljuridik. De var helt på det klara med vad som får och inte får finnas i MaApps (Malmö stads anpassade Google miljö). Känsliga uppgifter får inte finnas enligt PuL sekretessparagraf: ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening eller uppgifter som rör hälsa eller sexualliv.

Integritetskänsliga uppgifter får inte heller finnas. Förutom beskrivningar av hemförhållanden, relationer mellan eleverna och annat privat, så står det i Malmö stads ”Riktlinjer för användande av Malmö Apps (MaApps)” att:

”Personuppgifter som rör elevens personliga förhållanden, t.ex. uppgifter som finns i omdömen och utvärderingar om dennes kunskapsmässiga och sociala utveckling*” är integritetskänsligt. Det utbryter en diskussion i lärarlaget kring tolkningen av vad omdöme är i lagens mening. Jag nöjer mig här med att citera ett förtydligande i Malmös riktlinjer:

”*Med omdömen menas en helhetsbild av elevers kunskapsmässiga utveckling. I Malmö Apps ska denna typ av bedömning inte finnas. Däremot är saklig återkoppling i den pedagogiska processen för att utveckla elevernas förmågor och höja måluppfyllelsen en av de centrala processerna i Malmö Apps.” (fetstil i originalet)

Lärarlaget konstaterar att de följer lagen i sin dokumentation och att man får vara noga med hur man skriver.

Dokumentation direkt

Fredrik klickar in sig i mappen Kommunikation. I den ligger fyra dokument.

Fyra gemensamma dokumentationsfiler

– Detta är en av de stora fördelarna, tycker vi. All kommunikation samlas på en plattform och på ett och samma ställe.

– Filen Kontaktuppgifter innehåller alltid uppdaterad kontaktinformation, för de byter mobilnummer som jag byter skjortor, säger han.

– Dokumentet Mail innehåller det som är värt att komma ihåg från mailväxling, inte sjukanmälan eller så. Vi dokumenterar efterhand, vi klipper och klistrar och kanske skriver om ibland pga juridiken.

– På samma sätt arbetar vi i dokumentet SMS och samtal. Vi kopierar sms-konversationer från Viber om det behövs. Vi för anteckningar om de telefonsamtal vi får. En logg över telesamtal genereras automatiskt av appen.

– Dokumentet Utvecklingssamtal utgår från ett befintligt dokument. Vi har digitaliserat ett ursprungsdokument men lagt till en del information, för ursprungsdokumentet utgick från elever som hade svensk skolgång bakom sig. Detta dokument följer eleven, det arkiveras.

Det är en stor fördel att få en samlad bild över kommunikationen på detta sätt, konstaterar Fredrik.

– Slutligen har vi mappen Resultat. I den ligger ett kalkylark för varje ämne där elevens resultat på prov och annat dokumenteras. Även dessa dokument är delade med lärarlaget förstås.

Han avslutar med att konstatera: